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In den letzten Jahren war es immer notwendiger geworden, die steigenden Sachkosten und den Administrationsaufwand vor allem im IT Bereich nachhaltig zu senken. Ein wesentliches Augenmerk wurde in diesem Zusammenhang auf die Standardisierung der gesamten IT Infrastruktur gelegt. Dabei war ein wichtiges Kriterium für alle eingesetzten Systeme die Zertifizierung der Finanz IT in Hannover. Weitere Anforderungen an die Druck-und Kopiersysteme waren eine Vereinheitlichung der Herstellervielfalt, eine Outputmanagementlösung mit automatischer Zählerstandsanalyse und Verbrauchsmaterialanforderung sowie ein Kostenstellenmanagement.
Um einen konkreten Vorschlag zu entwerfen, mussten zunächst die Bestandsaufnahme der vorhandenen Geräte, sowie die Analyse der derzeitigen Kosten durchgeführt werden. Danach wurden die Anforderungen der Mitarbeiter ermittelt: Wie viel und was wird in den verschiedenen Abteilungen gedruckt/ kopiert? Welche weiteren Funktionen werden gewünscht? Wo wird Farbdruck benötigt? Und in welchen Abteilungen wird vertraulicher Druck benötigt?
Das überzeugendste Lösungskonzept konnte das Sächsische EDV-Systemhaus K&W Informatik GmbH mit Sitz in Zwickau mit Kyocera Druck- und Kopiersystemen anbieten.
An zentralen Plätzen sollen Multifunktionssyteme für die Abteilung zum Einsatz kommen, die mit sämtlichen Funktionen wie Kopier-Druck-Scan- und Faxfunktion ausgestattet sind. Unentbehrlich sind auch Arbeitsplatzdrucker wie der FS-1030D, für die Kunden-Beratungsplätze. Hinzu kamen mehrere Farbdrucker, auf die alle Mitarbeiter über das Netzwerk zugreifen können.
Damit die weitverzweigte Outputlandschaft von Hauptsitz und 45 Filialen und Geschäftsstellen optimal verwaltet und überwacht werden können, wurde bei der Sparkasse Zwickau, als einem der ersten Kunden, das neue KYOcount 4.0 installiert. Die Software sammelt sämtliche Zählerstände aller vorhandenen Outputsysteme herstellerübergreifend. So kann die Auslastung der Systeme automatisch erfasst und ausgewertet werden, zudem ist ein komplettes Kostenstellenmanagement für die einzelnen Abteilungen möglich.
Alle Systeme sind mit der Implementierung in ein ganzheitliches Seitenpreiskonzept eingebunden. „Wir haben heute eine Kostenreduzierung um etwa 40 Prozent im Outputmanagement erreicht und unser Verwaltungsaufwand geht in diesem Bereich gegen null“, zieht Frank Hummel, Hauptabteilungsleiter Organisation der Sparkasse nach Abschluss des Projekts Bilanz.
