Physikalisch-Technische Bundesanstalt Braunschweig

Das Ziel war, viele lokale Druck- und Kopiersysteme sowie separate Scanner durch Abteilungs-Multifunktionssysteme zu ersetzen. Besondere Anforderungen bestanden im Bereich Sicherheit, da viele Dokumente vertrauliche Kundeninformationen von Auftraggebern enthalten. Zudem sollten die Geräte über einen hochauflösenden Farbscanner für Dokumente bis DIN A3 verfügen. Für den Versand per email war eine pdf-Komprimierungsfunktion erforderlich. Außerdem sollte ein personalisierter Druck mit Pincode-Abfrage zur Verfügung stehen.

Auf Empfehlung des betreuenden Systemhauses O.S.K. Vertriebs-GmbH entschied sich die PTB für die Installation von 46 Abteilungs-MFPs des Typs KM-3050. Standardmäßig mit Druck-Kopier- und Farbscanfunktion ausgestattet, arbeitet er mit einer Geschwindigkeit von 30 Seiten/ min schnell und zuverlässig. Besonders wichtig war die Installation des Data-Security-Kit sowie des pdf-Erweiterungs- Kits.

Vielfältige Scanfunktionen mit dem pdf Erweiterungs-Kit

Der Farbscanner des KM-3050 bietet eine Auflösung von 600x600 dpi sowie eine integrierter Text-Bilderkennung, durch die besonders scharfe Scandokumente ermöglicht werden. Ein speziell entwickeltes PDF-Modul komprimiert die Scandaten um bis zu 40 Prozent. Hierdurch wird die Datengröße des Dokuments deutlich verringert, was insbesondere für den häufigen Versand der Dokumente per email wichtig ist. Denn häufig müssen farbig markierte Bau- und Gerätezeichnungen, Bedienungsanleitungen oder Pläne mit Messdaten gescannt und per email an andere Institutionen verschickt werden. Darüber hinaus kann durch eine Passwortabfrage das Dokument vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Um die Datei öffnen zu können, muss das Passwort erst am PC eingegeben werden. Dank einer Multi-Process-Funktion können während eines Scanvorgangs gleichzeitig Kopier-, Fax- und Druckjobs bearbeitet und ausgegeben werden. Dadurch wird auch bei der Nutzung durch mehrere Mitarbeiter eine Verzögerung der Arbeitsabläufe vermieden.

Mehr Sicherheit durch das Data-Security-Kit

Um den hohen Bedarf nach Datenschutz Rechnung zu tragen, hat Kyocera das Data Security Kit entwickelt. Hierdurch werden unter anderem nach Abschluss eines Scan- oder Kopierauftrages die zwischengespeicherten Daten auf der Festplatte gelöscht. Ebenso werden zwischengespeicherte Druckdaten auf der Festplatte des Druckercontrollers gelöscht. Andere Daten auf der Festplatte, wie etwa die Inhalte eines Adressbuchs, sind im Falle eines Diebstahls geschützt.

Professionelle Verwaltung mit der internen Dokumentenbox

Die interne Dokumentenbox des KM-3050 erfüllt gleich mehrere praktische Funktionen. Zum einen kann sie für den personalisierten Druck genutzt werden. Dazu vergibt der Anwender vor dem Ausdruck im Treiberfenster seines PCs einen Pincode. Die Druckdateien werden dann in der Dokumentenbox gespeichert, bis der Anwender den pincode am System wieder eingibt. Erst dann erfolgt der Druck. Auf diese Weise können Dokumente weder durcheinander noch in falsche Hände geraten. „Der personalisierte Druck mit pincode-Abfrage wird insbesondere von unserer Personalabteilung genutzt“, erklärt Burgdorf. Außerdem werden häufig benötigte Druckdaten oder gescannte Dokumente in der Dokumentenbox dauerhaft abgelegt. So müssen sie nicht erneut gescannt oder im Netzwerk herausgesucht werden. Von der Dokumentenbox aus können Dokumente direkt per email oder Fax verschickt oder ausgedruckt werden, ohne das Netzwerk zu belasten. Das Dokument selbst kann sich der Mitarbeiter als Vorschau komfortabel auf dem farbigen Touch-Display anzeigen lassen.
„Durch den Einsatz der neuen Systeme ist es uns gelungen, unseren Anforderungen nach Sicherheit zu entsprechen und gleichzeitig effizient zu sein“, resümiert Burgdorf.