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Der technische Fortschritt gehört ebenso zu den Grundpfeilerndes Unternehmens wie die ständige Optimierung vonArbeitsabläufen. Vor diesem Hintergrund stand vergangenesJahr auch das Projekt Dokumentenmanagement auf derAgenda der IT Abteilung. Eines der wesentlichen Ziele war es,durch ein ganzheitliches, zukunftsfähiges Konzept die Voraussetzungenfür ein elektronisches Archivierungssystem zuschaffen. Gleichzeitig sollte die im Laufe der Zeit gewachsene,heterogene Systemlandschaft mit ihrer Vielzahl anDruck-, Kopier- und Faxgeräten vereinheitlicht werden. Nichtzuletzt, um den enorm hohen Serviceaufwand und die unüberschaubarenKosten deutlich zu reduzieren. Ein weitereswichtiges Argument für eine neue Outputlösung waren gesetzlicheund unternehmerische Anforderungen an sicheresDrucken.Sicherheit beim Drucken von vertraulichen Dokumenten,Kostentransparenz und Anwenderfreundlichkeit waren zusammengefasstdie zentralen Anforderungen von Lindenmaier aneine neue Lösung. Darüber hinaus sollten statt der EinzelgeräteMultifunktionssysteme mit vielseitigen Scanfunktionenfür eine spätere Verbindung zu einem elektronischen Archivierungssystemfür die Abteilungen angeschafft werden.
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Um diese Anforderungen vollständig zu erfüllen, führtedie in Laupheim ansässige Firma Rommel Bürotechnik ineinem ersten Schritt eine umfangreiche KYOconsult-Analysedurch. Auf Basis der dabei gewonnen Ergebnisse wurdeanschließend ein auf KYOCERA-Systemen und -Softwarelösungenaufbauendes Outputkonzept entwickelt. Insgesamt13 Multifunktionssysteme des Typs KM-2560 und KM-C2525wurden als Abteilungssysteme installiert. Hinzu kammen ca.25 Arbeitsplatzdrucker FS-1300D für Einzelbüros und Abteilungsleitersowie Din A4 Farbdrucker FS-C5025N und schnelles/w-Drucker des Modells FS-4000DN. Ergänzt wurde dieLandschaft durch einige Multifunktionssysteme FS-1118MFP.„Ein großer Vorteil von KYOCERA ist die vollständige Produktpalettevom Arbeitsplatzdrucker bis zum farbfähigenMultifunktionssystem“, erklärt Matthias Rausch, Leiter IT &Organisation bei Lindenmaier. „Der entscheidende Faktor,neben den günstigen Seitenpreisen, war aber die neuentwickelte Lösung KYOcontrol Enterprise, die mit unserenvorhandenen Legic-Karten der Zeiterfassung genutztwerden konnte.“ KYOcontrol Enterprise ist eineSicherheitslösung für Drucker und Kopiersysteme, die Druckaufträgenur nach der Identifizierung des Mitarbeiters mitseiner persönlichen Karte am Drucksystem ausgibt. So könnenAusdrucke weder in falsche Hände noch durcheinandergeraten. Zusätzlich bietet das System die komfortablePrint&Follow Funktion, durch die Ausdrucke nach dem Abschickenan jedem beliebigen Gerät abgeholt werden können.Dadurch entfallen zeitraubende Wartezeiten, falls einGerät gerade durch einen anderen Druckjob belegt oderdefekt ist. Die Anwenderfreundlichkeit hat sich auch beimScannen und Faxen durch KYOcontrol stark vereinfacht, aufwändigesKlicken durch ein Menü entfällt. Denn durch dieIdentifikation am System mit der Mitarbeiterkarte erkenntdas Gerät den Benutzer und personalisiert ausgehendeFaxe und Emails automatisch mit seiner PC Faxnummer sowieseiner Emailadresse. Auch der Ordner zur Ablage dergescannten Dokumente wird automatisch vorgeschlagen.Durch die Vielfalt der Funktionen und leichte Bedienbarkeitwar auch die Akzeptanz der neuen Systeme bei den Mitarbeiternvon Anfang an sehr hoch.
Für die IT Abteilung ist die zentrale Administration aller Gerätemit KYOcontrol besonders wichtig. Etwa die Zuordnungvon Druckkosten zu Kostenstellen sowie die Überwachungder Geräteauslastung. Die IT Abteilung nutzt diese Funktionenauch für ein Druckkostenmonitoring, zum Beispiel fürFarbausdrucke. „Beobachten wir etwa in einer Abteilung einsehr hohes und somit kostenintensives Farbdruckaufkommen,so können wir die Abteilung darauf hinweisen“, erklärtMatthias Rausch. So konnte mit der Einführung der Lösungnicht nur die Anzahl der Fehldrucke aufgrund durcheinandergeratener Dokumente verringert werden, gleichzeitig wurdeein neues Bewusstsein bei den Mitarbeitern geschaffen. DieIT Abteilung war selbst erstaunt festzustellen, dass sich dasDruckaufkommen von 150.000 Seiten s/w und 15.000 SeitenFarbe monatlich nun um 15 bzw. 60 Prozent verringerthat. Das komplette Druck- und Kopiermanagement wird vonder Firma Rommel Bürotechnik betreut. Dabei werden Hardware,Service und Verbrauchsmaterialien über eine monatlicheKlickpreisgebundene Pauschale abgerechnet (Miet- undServicevertrag). So hat Lindenmaier einen einheitlichen Ansprechpartnerfür alle Systeme und transparente Kosten.„Mit der Umsetzung des Konzepts haben wir eine Lösungetabliert, die sowohl technisch, administrativ als auch kaufmännischzukunftsweisend ist“, erklärt Matthias Rausch.„Auch die bislang angemahnten Aspekte des Datenschutzeskonnten zufriedenstellend gelöst werden. Gleichzeitung habenwir die Infrastruktur geschaffen, auf der wir das Dokumentenmanagementsystemund die Archivierung aufsetzenkönnen.“
