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„Bis vor kurzem waren, über die Standorte verteilt, Drucker und Kopierer unterschiedlicher Hersteller im Einsatz. Um alle IT-Prozesse von Kulmbach aus steuern zu können, benötigten wir eine einheitliche Plattform, die vor allem Service, Wartung und Bedienbarkeit wesentlich vereinfachte“, fasst Dr. Klaus Langer, Leiter des IT-Bereichs bei der Kulmbacher Brauerei, die Aufgabenstellung zusammen. Auf der Kostenseite galt es darüber hinaus, die durch die verschiedenen Service- und Vertragspartner entstandene Unübersichtlichkeit im Outputmanagement nachhaltig zu verringern. „Diese Ziele ließen sich nur durch eine komplette Neustrukturierung des gesamten Outputmanagements lösen.“
Mehr Effizienz durch einheitliche Gerätelandschaft In einem ersten Schritt führte die Kulmbacher Brauerei gemeinsam mit dem Bayreuther Systemhaus Office- und Kopiermanagement 2000 Schramm & Städtler eine Bedarfsanalyse durch und erarbeitete darauf aufbauend einen alle Standorte umfassenden Plan für ein einheitliches Outputmanagement. Oberste Ziele waren ein einfaches Handling und eine intuitive Benutzerführung der Systeme sowie der Austausch zahlreicher Einzelgeräte durch Abteilungs-Multifunktionssysteme. „In der mit verschiedenen Herstellern durchgeführten Testphase überzeugten uns vor allem die Kyocera MFPs KM-2530, KM-3530 und KM-4530“, kommentiert IT-Mitarbeiter Josef Bauer. Die Geräte stammen aus derselben Produktfamilie, haben eine identische Benutzerführung und verwenden alle einen einheitlichen Toner. Sie unterscheiden sich lediglich in Druckgeschwindigkeit und Ausgabevolumen. „Was
uns besonders überzeugte, waren die bedienerfreundlichen Displays und die guten Scanfunktionalitäten.
Außerdem konnte Kyocera als einziger Hersteller Kopier- und Drucksysteme auf einer einheitlichen Systemplattform anbieten, wodurch sich eine Integration in das vorhandene LAN/WAN-Netzwerk problemlos durchführen ließ, ohne von zentralen Servern operativ abhängig zu sein.“
Nachdem die Entscheidung zugunsten Kyoceras gefallen war, wurden, abgestimmt auf die zu erwartenden Druckvolumen, Kopiersysteme der Produktfamilie KM-2530/3530/4530 an strategisch günstigen Standorten in den Abteilungen platziert. Der Roll-out- und Installationsprozess der Multifunktionssysteme zum Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren durch die Partnerfirma Office- und Kopiermanagement 2000 Schramm & Städtler verlief zügig und reibungslos. Viele Einzelgeräte, wie z.B. die DIN A3-Drucker, konnten durch die neuen Lösungen ersetzt werden.
Jetzt kann jeder Mitarbeiter über das Netzwerk auf die Multifunktionssysteme zugreifen und größere Druckaufträge, A3-Druck oder Scan- und Faxaufträge ausführen. Außerdem können die Geräte über das ERP-System nun sogar standortübergreifend genutzt und so beispielsweise Rechnungen direkt in der Warenausgabe, in der es zuvor aus Kostengründen keinen separaten Laserdrucker gab, ausgedruckt werden. Besonders viel Anklang haben die neuen Scan-to-E-Mail- und Scan-to-File-Funktionen zur Archivierung und Versendung von Dokumenten gefunden. Um aber schnell auf E-Mail- und Faxadressen des Netzwerks zugreifen zu können, war die LDAPUnterstützung von Kyocera unentbehrlich, ansonsten hätten alle Adressen neu eingegeben werden müssen. Optimierungsbedarf auch bei Druckern Nach der Installation der Multifunktionssysteme stand in einem zweiten Schritt die Komplettlösung bei den Druckern an. Hier war die Entscheidung vor allem aufgrund der verschiedenen Geräte und dem daraus resultierenden Serviceaufwand für die IT-Abteilung von besonderer Bedeutung. Der Zeitaufwand für Reparaturen, das Einschicken der Geräte an die unterschiedlichen Dienstleister, die stetige Bereitstellung neuer Treiber sowie die Nachbestellung und Lagerhaltung der einzelnen Tonervarianten war einfach zu groß geworden. Um diese Prozesse in Zukunft so einfach wie möglich zu halten, entschied man sich auch hier in Form des ECOLaser-Drucker FS-1920 für ein einheitliches Modell. Der Monochromlaserdrucker lässt sich durch seine kompakten Maße und seine optionalen Ausstattungsmöglichkeiten, wie etwa Papierkassetten, Netzwerkanschluss und Duplexeinheit, optimal sowohl als Arbeitsplatz- wie auch als Teamdrucker einsetzen. Bei der Kulmbacher Brauerei sieht das Konzept meist einen Drucker für Arbeitsgruppen von ca. 6 Mitarbeitern vor.
Volle Zufriedenheit mit der Kyocera-Lösung
Mit dem Ergebnis der neuen Outputmanagementlösung sind Dr. Langer und sein Team vollauf zufrieden. Der Verwaltungsaufwand konnte auf ein Minimum reduziert werden. Durch die Vereinheitlichung des Geräteparks ist nun die Bereitstellung der Treiber, Lagerhaltung und Nachbestellung von Toner sowie das Austauschen von Geräten kein Problem mehr. Die Systeme funktionierten von Anfang an einwandfrei, und die Mitarbeiter sind aufgrund der auf ihre Bedürfnisse abgestimmten Funktionen und der einfachen Handhabung der Systeme vollends zufrieden. Kleinere Service-Einsätze übernimmt die IT-Abteilung weiterhin selbst, während das Austauschen von Systemen oder Reparaturen durch das Serviceteam vom Office- und Kopiermanagement 2000 Schramm & Städtler durchgeführt wird. „Durch die Vereinheitlichung des Outputmanagements haben wir für die Mitarbeiter eine optimale Lösung geschaffen und trotz der kompletten Neuausstattung die Kosten gesenkt“, resümiert Dr. Langer.
