GROB-Werke setzen auf Komplettlösung

„Unsere frühere Drucker- und Kopiererlandschaft war äußerst heterogen: Wir hatten rund 290 Geräte von unterschiedlichen Herstellern. Dadurch war nicht nur der zeitliche und personelle Aufwand, den wir für Wartung und Betreuung aufbringen mussten, sehr hoch, auch die Kosten für Toner- und Ersatzteilbevorratung waren beträchtlich“, beschreibt Christian Lisiecki, Leiter der Abteilung IT bei den GROB-Werken, die Ausgangsituation. Neben den Kosten für Miete sowie Wartungs-, Reparatur und Beschaffungsprozesse, kam außerdem hinzu, dass es keine zentrale Auswertungsmöglichkeit der Gerätenutzung gab.
Auch erfüllten viele der vorhandenen Geräte längst nicht mehr die aktuellen Anforderungen an eine moderne Outputlösung. Um die Unübersichtlichkeit sowie die Effizienz der Geräte zu steigern, entschloss sich GROB dazu, das Outputmanagement neu zu strukturieren

Mit Kyocera Druckkosten im fünfstelligen Bereich eingespart
Um die beste Lösung zu finden, starteten die GROB-Werke im Februar 2006 eine ausgiebige Testphase, in der die unterschiedlichsten Konzepte und Modelle miteinander verglichen wurden. Auf Empfehlung des Systemhauses Login & Solutions AG wurden auch Systeme von Kyocera getestet. Die breite Produktpalette ermöglicht, alle Geräte in die Konsolidierung mit einzubeziehen und auch der Service sowie das gute Preis-Leistungsverhältnis überzeugten, beim Outputmanagement auf Kyocera zu setzen. Durch die Umstellung konnte die Gerätevielfalt deutlich reduziert werden. So sind heute bei GROB nur noch etwa 185 Geräte im Einsatz, dies entspricht einer Einsparung von 105 Geräten. Gleichzeitig nahm auch der administrative Aufwand ab. So sind zum Beispiel viel weniger Druckertreiber notwendig, was auch die Benutzerfreundlichkeit erhöht. „Durch die Konsolidierung mit den Systemen von Kyocera konnten wir monatlich Kosten im vermutlich fünfstelligen Bereich einsparen. Dies trifft auch auf Personalkosten für Instandsetzung und Systembetreuung zu“, so Lisiecki.

Überzeugendes Servicekonzept
Neben den geringeren Kosten sorgte die Umstellung auch für einen deutlich geringeren administrativen Aufwand. So wird beispielsweise die Tonerversorgung über ein einheitliches Portal gesteuert (Self-Service), das auch bei eventuellen Störungen für eine schnellstmögliche Behebung sorgt. Lisiecki ist vor allem vom Servicekonzept, das Kyocera und die Login & Solutions AG bietet, überzeugt. Vor der Konsolidierung war die Abwicklung des Services äußerst intransparent. Durch die Portallösung werden Service- und Wartungsprozesse erheblich verbessert. „Besonders ist hier die Zusammenarbeit zwischen Kyocera und Login & Solutions zu erwähnen. Anfragen und Midifizierungen werden in enger Abstimmung zwischen diesen beiden Partnern erarbeitet“, meint Lisiecki.

Multifunktionssysteme vereinfachen Dokumentenmanagement
Seit der Umstellung gibt es bei GROB keine reinen Kopierer oder Faxgeräte mehr, sondern nur noch Multifunktionssysteme. Für die Mitarbeiter bedeutet dies nicht nur Drucken, Faxen und Scannen an einem Gerät, sondern sie können mit Funktionen wie „Scan to SMB/Folder“ oder PIN-Eingabe ihre Dokumente auch besser verwalten. Besonders beliebt ist bei den Mitarbeitern der GROB-Werke die „Scan to SMB/Folder“-Funktion. Dadurch wird dem Benutzer ein gescanntes Dokument einfach und schnell als PDF-Dokument zugestellt. Durch den Einsatz dieser Technik gelang es, einige zusätzliche Scannerplätze einzusparen.

Auch die Secure-Print Funktion, die es Anwendern ermöglicht, auch vertrauliche Dokumente zu drucken, ist sehr beliebt. Der Druckauftrag kann einfach an das Gerät gesendet werden, der Druck startet aber erst nach der Eingabe einer vierstelligen PIN. Damit liegen wichtige Dokumente nicht mehr im Ausgabefach, bis sie abgeholt werden.

KYOcount ermöglicht eine sofortige Reaktion bei Engpässen
Bei der Entscheidung, die Druckerlandschaft zu vereinheitlichen, war der Firma GROB besonders daran gelegen, gleichzeitig das Outputmanagement zu verbessern. Mit der Softwarelösung KYOcount kann das Outputvolumen aller im Netzwerk eingebundenen Druck- und Multifunktionssysteme einfach und schnell ermittelt werden. Durch den Einsatz von KYOcount wird eine bessere Transparenz erreicht und Ausdrucke können den einzelnen Abteilungen einfach zugeordnet werden. Dies ermöglicht es, auf steigende Anforderungen durch den Einsatz größerer Modelle zeitnah zu reagieren.

Fazit: Mission erfüllt
Neben der Minimierung des Verwaltungsaufwands und der hohen Kostenersparnis im Outputmanagement konnten auch weitere positive Synergieeffekte erzielt werden. Dementsprechend positiv fällt auch Lisieckis Fazit aus: „Wir sind mit unserer Entscheidung, den Gerätepark mit Systemen von Kyocera zu vereinheitlichen, rundum zufrieden. Es sind viel weniger Druckerserver notwenig als zuvor. Durch die einheitliche Bedienung und Lösungen wie KYOcount haben es Nutzer wie auch Administratoren einfacher.“

KYOCERA SOLUTIONS sorgen für Struktur-Effizienz