BUCERIUS LAW SCHOOL - Hochschule für Rechtswissenschaft

Die eindrucksvolle Eingangshalle der Bucerius Law School lässt erahnen, dass hier eine der wenigen deutschen Privat-Hochschulen ansässig ist. Die Absolventen erreichen hier überdurchschnittlich gute Noten, und viele Studierende haben schon vor ihrem Abschluss ein festes Jobangebot.

Die Rahmenbedingungen, modernste IT-Infrastruktur sowie eine professionelle Bibliothek, tragen maßgeblich zu diesem Erfolg bei. Auch das Outputmanagement sollte auf den neuesten Stand gebracht werden, denn die Präsenzbibliothek sowie ein stetig zunehmendes Dokumentenaufkommen machten dies notwendig. IT-Leiter Michael Buchholz: “Ständige Anrufe bei verschiedenen Servicestellen wegen defekter Drucker waren ein enormer Aufwand, und das Einschicken der Geräte war nicht nur zeitraubend und teuer, auch der Geräteausfall über Tage und Wochen war nicht mehr hinnehmbar.“ Notwendig war zudem die Kompatibilität von Kopierern und Druckern mit dem Chipkarten- Abrechnungssystem von Intercard. Auch eine Kostenstellenzuordnung war gefordert, damit die kopierten Seiten der Mitarbeiter automatisch abgerechnet werden können. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Kostentransparenz für das gesamte Outputmanagement, denn es war nahezu unmöglich geworden, die Kosten für Drucker, Kopierer, verschiedene Verbrauchsmaterialien und Serviceeinsätze zu kalkulieren.

Gelungene Umsetzung
Zusammen mit dem Kyocera-Partner Otto Heinecke Bürotechnik GmbH entwickelte die IT-Abteilung ein ganzheitliches Outputmanagment mit einem klickpreisgebundenen Mietvertrag, in diesem enthalten die bedarfsgerechte Hardware eines Herstellers, Verbrauchsmaterialien und Vor-Ort-Service. Maßgeblich für die Entscheidung für Kyocera-Systeme war die einfache, direkte Anbindung der Geräte an das Intercard-Abrechnungsystem. Denn die Installation von zusätzlichen Servern und Software sollte möglichst vermieden werden. Außerdem zeigten sich die Kyocera-Systeme KM-2530 mit den Aufsichtskopierern Bookeye von imageware uneingeschränkt kompatibel.

Bookeye®
Der Bookeye® GS400 Copy von imageware ist konzipiert für Bibliotheken und Archive, an denen der Benutzer schnell hochwertige Kopien benötigt. Der Aufsichtskopierer verarbeitet Bücher, Akten, Belege, gebundene Vorlagen und Zeitungen sehr bequem bis zum Format A2 in einem vorlagenschonenden 'Schrift-nach-oben'-Verfahren.
Der Bookeye ist eine optimale Ergänzung zu Digitalkopierern, das Kopieren der Bücher wird erleichtert, der Verschleiß der Bücher minimiert und somit Buchbindekosten gespart, die durch das 'Aufpressen' der Bücher auf die Glasplatte der klassischen Kopierer entstehen.
Mit dem Bookeye wird der Laserdrucker zum professionellen Aufsichtskopierer. Er verfügt über eine Netzwerkschnittstelle, über die ein postscript-fähiger Drucker oder Digitalkopierer im Netzwerk angesprochen werden kann.

„Die Möglichkeit zum Drucken gekauft“
Die Buchscanner-Kopierer-Kombination sowie weitere Drucker und Kopiersysteme von Kyocera stehen den Studierenden nun in der Bibliothek in separaten Kopierräumen zur Verfügung. Die Bücher können komfortabel und ohne Knicken kopiert werden, was den Verschleiß minimiert und dadurch langfristig die Kosten senkt. Einen wesentlichen Beitrag zur Prozessoptimierung leisten die Vereinheitlichung des Geräteparks und die Auslagerung des Service an einen zentralen Ansprechpartner. Aufwändige Nachbestellung und Lagerung von unterschiedlichen Verbrauchsmaterialien entfallen genau wie die vielen Service-Ansprechpartner und Rechnungen. Meldet ein Gerät einen Defekt, gibt es nun mit dem Kyocera-Fachhändler Otto Heinecke einen Ansprechpartner, der schnellen Vor-Ort-Service bietet. Der IT-Administrator kann über das Kyocera Software-Tool KM netviewer alle Ausgabesysteme an seinem Bildschirm überwachen und die Zählerstände für die monatliche Abrechnung auslesen. Durch den ganzheitlichen Vertrag gibt es nur eine monatliche Rechnung, die alle Kosten für das Outputmanagement enthält, die transparent und kalkulierbar sind. Ein Ausfall- und Reparaturrisiko besteht nicht mehr.
„Mit dem neuen All-in-Vertrag haben wir praktisch die Möglichkeit zum Drucken gekauft. Mit Hardware, Service und Verbrauchsmaterialien sowie der Abrechnung haben wir überhaupt keinen Aufwand mehr“, beschreibt IT-Leiter Buchholz das neue Konzept.

Kostenstellenbezogene Abrechnung

Von großer Bedeutung ist die Zuordnung der kopierten Seiten an die Kostenstellen der Mitarbeiter, die durch das Kyocera-Tool KM net for Accounting zur Verfügung gestellt wird. Alle Dozenten haben einen eigenen PIN-Code, der am Gerät eingegeben wird. So werden die kopierten Seiten direkt den persönlichen Kostenstellen zugeordnet und verrechnet. Dabei ist auch ein fester Freibetrag definiert, alle darüber hinausgehenden Kopien sind kostenpflichtig.
Da jeder Dozent einen eigenen Arbeitsplatzdrucker hat, kann die Abrechnung der gedruckten Seiten einfach über die Zählerstandsanzeige erfolgen. Für die Studenten erfolgt die Abrechnung über Mifare-Chipkartensystem.
Alle für Studenten zugänglichen Ausgabegeräte verfügen über einen Kartenleser, an dem eine aufladbare Karte vor dem Kopieren eingesteckt wird.