BAW - Bundesanstalt für Wasserbau

Zukunftsorientierte Lösungen gehören zur Kernkompetenz - auch im Outputmanagement

Durch gute Planung, Vereinheitlichung des Geräteparks und einen individuellen klickpreisgebundenen Mietvertrag hat die Bundesanstalt für Wasserbau (BAW) ihr Outputmanagement optimiert. Die Ergebnisse sind eine bedarfsgerechte Hardware Ausstattung, komfortabler Service und eine signifikante Kostenreduktion.

Bei der BAW wird nicht nur am Schreibtisch gearbeitet. Für den hauptsächlichen Auftraggeber, die Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes, finden auch praxisnahe Forschungen und Untersuchungen in den angeschlossenen Versuchshallen statt.

Hinsichtlich des Outputmanagements erkannten das IT Referat und die Organisationsabteilung ein heute typisches Problem: Es gab für die Outputsysteme kein einheitliches Konzept, und im Laufe der Zeit hatten sich Geräte verschiedenster Hersteller angesammelt. Die Drucker, darunter auch viele Tintenstrahlgeräte, wurden von den verschiedenen Abteilungen der BAW selbst verwaltet. Der Prozessaufwand und die Kosten für Serviceeinsätze waren unverhältnismäßig hoch. Die Kopierer dagegen waren über einen Servicevertrag geleast. IT Leiter Thomas Damrau: 'Wir hatten im Outputbereich sehr viele Geschäftsbeziehungen und alle zu dem Zweck, Farbe aufs Papier zu bringen'.

Die Optimierung beginnt mit einer genauen Analyse
Um ein neues, ganzheitliches Konzept einzuführen, musste die BAW zunächst an allen Standorten eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Outputgeräte sowie eine genaue Bedarfsanalyse durchführen.
Zusammen mit dem Kyocera Fachhandelspartner IKON Office Solutions GmbH wurde ein durchdachtes einheitliches Konzept mit Kyocera Systemen und einem klickpreisgebundenem Mietvertrag erstellt. Die Hardware ist den jeweiligen Standorten und den Bedürfnissen der Mitarbeiter angepasst. Die Zahl der Arbeitsplatzdrucker wurde reduziert, dagegen stehen nun an strategischen Standorten jeweils farbfähige Multifunktionssysteme KM-C850N oder KM-C2630N, mit denen die Ingenieure Pläne, Karten und Präsentationen erstellen können. Für den Service gibt es nun einen zentralen Ansprechpartner, der schnellen und komfortablen Vor-Ort Service leistet.

Ebenso wichtig wie die Hardware: Eine passende Finanzierung
Hauptziele der Umstrukturierung bei der BAW waren Kostensenkung und Erhöhung der Kostentransparenz. Der klickpreisgebundene Mietvertrag beinhaltet nun alle im Outputmanagement anfallenden Kosten mit Ausnahme des Papiers: Drucker und Multifunktionssysteme von Kyocera, zeitnahen Vor-Ort Service und Verbrauchsmaterialien. Der Klickpreis ist dabei abhängig vom Druckvolumen: je höher das Druckvolumen, desto geringer der Preis pro gedruckter Seite. Als Basis dient dabei ein geschätztes monatliches Druckvolumen. Die Abrechung ist komfortabel: Statt vieler Einzelrechnungen erfolgt nun nur noch eine monatliche Abschlagszahlung. Der Clou hierbei: Am Ende eines Jahres wird der tatsächliche Verbrauch wie bei der Stromrechnung gegen die Abschlagszahlung verrechnet.

'Durch die Umstellung konnten wir unsere Kosten für das Output-Management um rund 25 Prozent gegenüber dem Vorjahr senken, unseren Betreuungsaufwand gar um etwas die Hälfte, und das mit besseren Systemen und vielfältigeren Funktionen', resümiert Thomas Damrau.

Leasing oder Klickvertrag: Alternative zum Kauf

• Keine Kapitalbindung
• Einfache, unkomplizierte Abwickling
• Kostentransparenz und optimale Planbarkeit
• Bedarfsgerechte HArdware
• einen Ansprechpartner für alle Systeme
• Inklusive Vor Ort Service
• Inklusive Verbrauchsmaterialien